۱.شناسایی کامل مدارک
نخستین و مهم‌ترین کاری که باید در ابتدای امر انجام دهید شناسایی و بررسی مدارک و وکالت نامه‌قانونی فروشنده یا امضا‌کنندگان قرارداد است. این در حالی است که اگر به‌جای هر یک از طرفین معامله شخص دیگری به عنوان وکیل یا قیم، قولنامه را امضا می‌کند باید اطلاعات فروشنده و مالک اصلی با مدارک صاحب سند نیز مطابقت داده شود. نکته مهم دیگری که باید بررسی شود، ممنوع المعامله نبودن طرفین معامله است.
به عنوان مثال: فردی ورشکسته از نظر قانون امکان شرکت در هیج معامله‌ای را ندارد. این فرد نمی‌تواند در معامله شرکت کند و طرفی از معامله باشد. علاوه بر این موارد باید به محجور بودن طرف معامله هم توجه کرد. چرا که معامله با افرادی که بنابه هر دلیلی حکم محجوریت داشته باشند غیر قابل اجراست.
برای بررسی این موضوع می‌توانید از اداره سرپرستی محجوران مشخصات فرد را استعلام و پیگیری کنید.
۲. بررسی وضعیت سند
قبل از انجام هر گونه معامله و پرداخت پول باید اطلاعات لازم و کافی از وضعیت سند ملک مورد معامله را به‌دست آورید. اسناد ملکی دارای اقسام متفاوت با قوانین ثبتی مختص به خود هستند. لذا خریدار یا مستاجر پیش از عقد قرار داد باید از نوع و وضعیت سند آگاه شود. اگر نکته مبهمی در مورد وضعیت سند مالکیت مشاهده می‌شود حتما با دقت و بررسی کامل تمام موارد را ارزیابی کنید و در صورت لازم از وکیل قانونی مشورت بگیرید. همچنین برخی از استعلامات لازم را می‌توانید قبل از خرید آپارتمان از طریق سامانه دفتر اسناد و املاک کشور به عمل آورید.
۳. مطابقت ملک با وضعیت موجود آن
حتما قبل از خرید و یا اجاره خانه، ملک مورد نظر را به طور دقیق و کامل بررسی کنید و تمامی جوانب آن را مانند: خرابی، عیوب و نواقص در نظر بگیرید. اگر در ساختمان عیب و نقصی وجود دارد حتی در صورت اطلاع دو طرف معامله، سعی کنید حتما مشخصات دقیق آن را در متن قولنامه درج کنید.
۴. معاملات املاک ورثه‌ای
در زمان انجام معاملات املاک ورثه‌ای باید مشخصات دقیق تمام ورثه یا موکلین آنها با اطلاعات ملک و گواهی انحصار وراثت تطبیق داشته باشد. همچنین معامله اینگونه املاک جز با حضور و موافقت تمامی وراث امکان‌پذیر نخواهد بود. در صورت مخالفت حتی یک نفر از طرفین، معامله به زمانی دیگری مولکول می‌شود. در معاملات املاک با چند مالک، حضور و امضای همگی آنها یا وکلای قانونیشان الزامی ست. اگر یک نفر از مالکین از طرف بقیه آنها وکالت شرکت در معامله را داشته باشد، تنها حضور و امضای وی کفایت می‌کند.
۵. تعیین شرایط بر فسخ قرارداد
از آنجا که امکان بروز بسیاری از اختلافات آتی در معاملات املاک وجود دارد، بهتر است جهت پیشگیری از دردسر‌های بعدی، شرایطی بر فسخ را برای هر کدام از آنها تعیین و به شکل کتبی در قولنامه وارد کنید.
۶. تنظیم و ثبت سند
از دیگر نکات مهم معاملات املاک به منظور آنکه نه خریدار و نه فروشنده دچار دعاوی حقوقی و ثبتی نشوند، لازم هست که هر نوع تنظیم سند یا انتقال آن در دفتر اسناد رسمی و سامانه ثبت اسناد و املاک کشور صورت پذیرد.در معاملات املاک استیجاری اگر قولنامه توسط مشاورین املاک تنظیم می‌شود، حتما بر دریافت کد رهگیری در زمان تنظیم قرارداد معاملات املاک تاکید شود.با توجه به اینکه قولنامه‌ها از نوع سند مالکیت عادی هستند، تنظیم مواد مندرج درآن برای هر دو طرف قرارداد دارای حساسیت بیشتری نسبت به اسناد رسمی است.
۷. تنظیم قانونی قرارداد در معاملات املاک
نکته آخر و مهمی که باید در نظر بگیرید شرکت در معاملات املاک با قرارداد غیر رسمی آنست که معامله باید نزد بنگاه دارای مجوز کسب اتحادیه املاک انجام گرفته و بلافاصله، کد رهگیری و هولوگرام دریافت نمایند. اگر قرارداد رسمی در دفتر اسناد یا سایر مراجع قانونی توسط مامور فاقد صلاحیت تنظیم یا ثبت شود، نوع آن غیر رسمی و عادی تلقی می‌شود. همین‌طور باید بدانید بنگاه املاک صرفا با داشتن سردر با همین مضمون جهت انجام معاملات املاک کافی نیست! مشاورین املاک باید دارای مجوز کسب قابل رویت باشند.
