سند ثبتی در پایان کلی ساختمان، توسط اداره ثبت صادر می‌شود که در آن، حدود و مساحت، پلاک فرعی و اصلی، شماره قطعه، موقعیت و طبقات، قسمت های اختصاصی (مانند آپارتمان، انباری، پارکینگ، تراس ویا حیاط خلوت) و نیز قسمت مشترکات و مشاعات (مانند لابی، انباری، پارکینک مشاعی و غیره) قید می‌شود و دارندگان مالکیت اختصاصی به قدرالسهم خود از مشترکات (بام، تاسیسات، اسکلت، نما، لابی، سالن اجتماعات، فضای ورزشی، دفتر مدیریت و نیز زمین و غیره) مالکیت خواهند داشت، درج می‌شود. در صورتجلسه تفکیکی، قدرالسهم عرصه، اعیان، ملحقات و منضمات مشخص می‌شود.
البته در تفکیک زمین به قسمت‌های کوچکتر نیز صورتجلسه تفکیکی داریم. در ضمن در صورتجلسه تفکیکی، پلاک ثبتی اصلی و فرعی آپارتمان و شماره قطعه (از زمین یا آپارتمان تفکیکی)، حدود اربعه آپارتمان، مساحت و غیره ذکر می‌شود (وقتی در قطعه زمین چند آپارتمان در طبقات ساخته شود).
قبل از صدور سند و ثبت سند، صورتجلسه تفکیکی تنظیم می‌شود و اداره ثبت محل پس از دریافت تقاضای تفکیک ملک از طریق دفتر اسناد رسمی، اقدام به عملیات تفکیک و تنظیم صورتمجلس تفکیکی و نقشه تفکیکی (با همکاری نظام مهندسی ساختمان) می‌کند. پس از تشریفات قانونی و پرداخت هزینه، نسخه‌ای از آن به دفتر اسناد رسمی متقاضی یا اداره ثبت صادرکننده سند ارسال و بایگانی می‌شود و اگر متقاضی، در دفترخانه اسناد رسمی غیر، تمایل به انجام تنظیم سند داشته باشد، دفترخانه متقاضی بدوی، کپی برابر اصل آن را ارائه می‌دهد.
درصورتی که ملکی توسط ثبت به چند قطعه کوچکتر تقسیم شود در صورتجلسه تنظیمی برای هر قطعه، شماره قطعه تفکیکی یا شماره قطعه قید می‌شود که قابلیت دریافت سند شش دانگ دارند. شماره قطعه تفکیکی آپارتمان‌ها، معمولا همان ردیف صورتجلسه تفکیکی است که در سند، بنچاق، صورتمجلس و نقشه تفکیکی قید می‌شود.
