سند ثبتی در پایان کلی ساختمان، توسط اداره ثبت صادر می‌شود که در آن، حدود و مساحت، پلاک فرعی و اصلی، شماره قطعه، موقعیت و طبقات، قسمت های اختصاصی (مانند آپارتمان، انباری، پارکینگ، تراس ویا حیاط خلوت) و نیز قسمت مشترکات و مشاعات (مانند لابی، انباری، پارکینک مشاعی و غیره) قید می‌شود و دارندگان مالکیت اختصاصی به قدرالسهم خود از مشترکات (بام، تاسیسات، اسکلت، نما، لابی، سالن اجتماعات، فضای ورزشی، دفتر مدیریت و نیز زمین و غیره) مالکیت خواهند داشت، درج می‌شود. در صورتجلسه تفکیکی، قدرالسهم عرصه، اعیان، ملحقات و منضمات مشخص می‌شود. البته در تفکیک زمین به قسمت‌های کوچکتر نیز صورتجلسه تفکیکی داریم. در ضمن در صورتجلسه تفکیکی، پلاک ثبتی اصلی و فرعی آپارتمان و شماره قطعه (از زمین یا آپارتمان تفکیکی)، حدود اربعه آپارتمان، مساحت و غیره ذکر می‌شود (وقتی در قطعه زمین چند آپارتمان در طبقات ساخته شود). قبل از صدور سند و ثبت سند، صورتجلسه تفکیکی تنظیم می‌شود و اداره ثبت محل پس از دریافت تقاضای تفکیک ملک از طریق دفتر اسناد رسمی، اقدام به عملیات تفکیک و تنظیم صورتمجلس تفکیکی و نقشه تفکیکی (با همکاری نظام مهندسی ساختمان) می‌کند. پس از تشریفات قانونی و پرداخت هزینه، نسخه‌ای از آن به دفتر اسناد رسمی متقاضی یا اداره ثبت صادرکننده سند ارسال و بایگانی می‌شود و اگر متقاضی، در  دفترخانه اسناد رسمی غیر، تمایل به انجام تنظیم سند داشته باشد، دفترخانه متقاضی بدوی، کپی برابر اصل آن را ارائه می‌دهد. درصورتی که ملکی توسط ثبت به چند قطعه کوچکتر تقسیم شود در صورتجلسه تنظیمی برای هر قطعه، شماره قطعه تفکیکی یا شماره قطعه قید می‌شود که قابلیت دریافت سند شش دانگ دارند. شماره قطعه تفکیکی آپارتمان‌ها، معمولا همان ردیف صورتجلسه تفکیکی است که در سند، بنچاق، صورتمجلس و نقشه تفکیکی قید می‌شود.

سه نکته ثبتی بسیار مهم در ارزیابی 1-سناد مربوط به سال 1338 و به قبل آن- اسناد فاقد مساحت می‌باشند و حدود اربعه توصیفی و بدون ابعاد می‌باشد. در انتقال یا تغییر سند منگوله‌دار به سند تک برگ، اداره ثبت مالک را ملزم به تهیه نقشه دقیق توسط نقشه‌بردار نظام مهندسی و ممهور نقشه به مهر کارشناس امور ثبتی است. این نقشه‌ها دقیق و در سیستم U.T.M با ابعاد و مساحت دقیق (و با دقت سانتیمتری و قابل اجرا) ارائه می‌شود.

نحوه استعلام کاربری ملک اسناد مالکیت کتابچه‌ای، فاقد آدرس هستند و لذا برگ نوسازی در دسترس‌تر است تا برای انطباق پلاک ثبتی با محل ملک، و نیز از طریق کد شناسایی ملک (پلاک ثبتی) مندرج در این برگ‌ها و با مراجعه به آدرس سایت شهرداری تهران (Tehran.ir) می‌توان، اطلاعات مفید بیشتری کسب کرد و همچنین اطلاعات را با هم انطباق (استعلام) داد. در زیر پلاک آبی منازل یک عدد 8 رقمی است، با ورود به سایت شهرداری و بخش پرداخت عوارض، پراخت الکترونیک، وارد کردن عدد از صفر (عرصه) به بالا (طبقات) شماره طبقه، واحد و مالک آن طبقه ارائه می‌شود و با کلیک به اطلاعات جغرافیایی، استعلام طرح تفصیلی، شناسایی املاک، و قید شماره 5 رقم اول پلاک ( شماره بلوک) و سه رقم بعد (شماره ملک) و کد امنیتی، اطلاعات گذر اصلاحی، مساحت، پهنه و نقشه G.I.S و وقوع در بافت فرسوده ارائه می‌شود. در ضمن اسناد شهرداری مانند برگ عوارض نوسازی ویا برگ خدمات پسماند کامپیوتری، (علاوه بر دستور نقشه، پروانه و پایانکار)، که بصورت سالانه برای املاک شهری صادر می‌شود و حاوی اطلاعات مفیدی نظیر پلاک ثبتی، آدرس ملک، کد شناسایی، کدپستی، قدمت ساختمان، مساحت زمین و مساحت ساختمان است، چون برای کلیه املاک شهری صادر می‌شود (حتی اگر فاقد پایانکار، پروانه ساخت، دستور نقشه و مفاصا حساب نوسازی باشند) از این رو پس از سند مالکیت رسمی بنا، جزء اسناد رسمی قابل اعتنا و مهم‌اند و مساحت زمین و حتی ساختمان (هرچند قابل اطمینان صد درصدی نیست) در این برگه‌ها قید می‌شود.